16.12.2014


Liebe Kunden und Kooperationspartner,

mit dem letzten ZS-Newsletter dieses Jahres sprechen wir ein immer wiederkehrendes Gesprächsthema in vielen Unternehmen an: langweilige Meetings. „Zeitverschwendung“ sagen die einen, „Notwendig, wenn auch langweilig“ sagen die anderen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie Besprechungen interessanter und vor allem effektiver moderieren können.

Unser ZS-Video stellt die einzelnen Planungsschritte eines moderierten Arbeitstreffens vor und unser Buchtipp stellt einen Ratgeber vor, der Basis-Tools für die gelungene Meeting-Moderation erklärt. Wir bieten auch im nächsten Jahr wieder Schulungen an, in denen Sie das professionelle Moderieren erlernen können. Über die nächsten Termine informieren wir in unseren Veranstaltungsankündigungen. Wir wünschen Ihnen an dieser Stelle schöne Feiertage und einen angenehmen Jahresübergang und bedanken uns für Ihr Interesse an unserem Newsletter.

Bis zum nächsten Jahr – Herzliche Grüße aus Taufkirchen

Ute Zander und Stefan Schreindorfer

Inhalt:

Seite 2 - Schwerpunktthema - "Meetings erfolgreich leiten"

Seite 3 - Buch-Empfehlung „Besprechungen effektiv und effizient“

Seite 4 - ZS newsticker

Seite 5 - ZS Berater-Tipp "Besprechungen erfolgreich moderieren“

Seite 6 - ZS Veranstaltungsankündigungen



Themenschwerpunkt "Meetings erfolgreich leiten"

Über langweilige Meetings wird seit Jahren geklagt: „langweilig, unstrukturiert, überflüssig“ sind da noch die harmlosen Kommentare. Die Unternehmensberatung Bain & Company hat gerade eine Studie veröffentlicht, die neue Erkenntnisse zur Effektivität von Meetings vorstellt. Demnach verbringt die gesamte Belegschaft eines Unternehmens ca. 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Führungskräfte sitzen durchschnittlich zwei Tage pro Woche in Meetings mit mehr als drei Teilnehmern. Bei Top-Managern kommen bis zu 7000 Stunden pro Jahr zusammen, die in Meetings verbracht werden. Viele der Meetings finden nur aus reiner Gewohnheit statt. Am meisten wird jedoch das unproduktive Konferenzverhalten der Teilnehmer kritisiert. So hat in einem der untersuchten Unternehmen jeder fünfte Teilnehmer während der Sitzung im Schnitt alle 30 Minuten drei oder mehr mails verschickt. Bei 10.000 Mitarbeitern gehen auf diese Weise rund 60 Millionen US Dollar verloren – das entspricht dem Fünftel der Gesamtkosten der in der Studie untersuchten Unternehmen. (weitere Infos unter www.bain.de)

Doch was kann man tun, um etwas Leben in Besprechungen zu bringen? Spezielle Highlights einbauen? Spritzige Präsentationen? Oder müssten zumindest die Kekse besser werden?

Unsere Kunden berichten uns, dass es oft viel einfacher ist, Besprechungen interessant und lebendig zu gestalten. Vielleicht reicht es manchmal schon, eine übersichtliche Agenda zu haben oder ein klares Zeitmanagement. Dafür zu sorgen, dass alle zu Wort kommen, auch diejenigen, die sich sonst mit ihrer Meinung eher zurückhalten, ist oft mehr Wert als aufwendige Präsentationen.

Unserer Erfahrung nach reicht es völlig, ein Meeting durch eine professionelle Moderation interessant zu machen. Die meisten Menschen wollen ja gar nicht „entertained“ werden, sie wollen einfach nur zu ihren relevanten Arbeitsthemen befragt und angehört werden. Sie möchten konstruktiv diskutieren und innerhalb eines klaren Zeitrahmens zu realistischen Ergebnissen kommen. Meetings effektiv zu leiten ist auch eine Führungsaufgabe – gerade in schwierigen Veränderungssituationen können wichtige Informationen weiter gegeben werden und Mitarbeiter motiviert werden, eine Krise zu überstehen. Wie das geht? In unserem Video zum erfolgreichen Besprechungsmanagement zeigen wir Ihnen, wie Ihr nächstes Meeting erfolgreicher wird. Wenn Sie sich intensiver mit der erfolgreichen Leitung von Meetings beschäftigen möchten, besuchen Sie unser Seminar „Professionelle Präsentation und Moderation“. Wir freuen uns auf Ihre Anmeldung.

Weitere Infos und Anmeldung finden Sie hier.

Unseren Film zur Moderation eines Meetings können Sie hier ansehen:


Buch-Empfehlung „Besprechungen effektiv und effizient“

BDPAnita Bischof und Klaus Bischof gehen in Ihrem Kurz-Ratgeber „Besprechungen effektiv und “ sehr praxisorientiert vor. Neben Grundlagen der Kommunikation lernt der Leser, wie man sich auf ein Meeting vorbereitet, wie die Teilnehmerzahl nach Themenfokus geplant wird und welche weiteren Vorbereitungsmaßnahmen Sie im Vorfeld bedenken sollten.

Aber auch der konstruktive Umgang mit Störungen und Konflikten wird besprochen. Alles in allem ein guter Einstieg in die Techniken einer überzeugenden Besprechungsleitung.


ZS Newsticker

StrandkorbWer sich bei einem neuen Arbeitgeber vorstellt, sollte in seiner Bewerbungsunterlage darauf achten, keine Rechtschreibfehler zu machen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der Jobbörse „Jobware“ in Kooperation mit dem Useye-Institut in Düsseldorf. Laut dieser Untersuchung liegt der Hauptgrund für frühes Ausscheiden im Bewerbungsverfahren bei Rechtschreib- und Grammatikfehlern.

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Achtung – diese Meldung ist zwar inhaltlich richtig, aber beruht nicht auf einer Studie der Cambridge Universität. Daher hat der Linguist Matt Davis, der übrigens an der Cambridge Universität lehrt, mal eben eine Internetseite zu diesem Phänomen ins Netz gestellt. Mehr zum Buchstabensalat unter www.zeit.de


ZS Berater-Tipp


Nichts ist anstrengender als eine unproduktive und ewig andauernde Besprechung. Sollten Sie als Fach- oder Führungskraft in die Situation kommen, eine Besprechung moderieren zu dürfen, sollten Sie sich zu Beginn eine systematische Vorgehensweise aneignen. Eine Moderation stellt auch eine willkommene Gelegenheit dar, sich im Projekt oder im Team von seiner kompetenten Seite zu zeigen. Wer professionell moderiert und wem es gelingt, ein Meeting schnell und lösungsorientiert zu einem Ergebnis zu führen, sammelt wichtige Punkte auf den Konten „Ansehen im Unternehmen“ und „Natürliche Autorität“.

Die meisten Menschen sind von Besprechungen deshalb so enttäuscht und reagieren frustriert auf die sinnlos vergeudete Zeit, weil sie dort keine Spielregel wieder finden, die es ermöglicht, die unterschiedlichen Denk-, Meinungs- und Arbeitsansätze ausdrücklich zu berücksichtigen und zu kanalisieren. Eine systematische Vorgehensweise integriert unterschiedliche Stärken und Meinungen der Mitarbeiter in den Besprechungsprozess. Eine transparente Vorgehensweise bringt Ruhe und Konzentration in den Arbeitsprozess. Sie vermeiden gleichzeitig unnötige Störungen und Konflikte.

Struktur und Ablauf einer Moderation

1. Schritt: Auftrag klären

  • Ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten herstellen: „Warum sitzen wir hier“?
  • Nichts ist selbstverständlich, alle sollen sich dazu äußern. Stummes Abnicken reicht nicht!
  • Auftrag visualisieren.

2. Schritt: Ziele definieren

  • Wozu tun wir das? Sinn und Zweck
  • Für wen tun wir das? Kunde
  • Was soll bis Auftragsende erreicht sein? Endergebnis
  • Woran messen wir das Ergebnis? Erfolgskriterien

3. Schritt: Informationen zusammentragen

Relevante Fakten

Vorgeschichte

Erfahrungen

Risiken

Mögliche Konsequenzen

Verfügbare Mittel ( Zeit, Geld, Materialien, Menschen, Fertigkeiten, Ideen, Möglichkeiten, etc.)

Newletter Q4

4. Schritt: Was muss getan werden?

  • Auflisten von Arbeitsschritten
  • Unterteilen von Aufgaben
  • Prioritätenliste


TermineZS Veranstaltungsankündigung

Am 19. + 20.01.2015 findet in Hamburg das Seminar „Zeit- und Selbstmanagement" statt.

Weitere Infos finden Sie unter: Zeit- und Selbstmanagementktmanagement


Am 15. + 16.01.2015 findet in Hamburg das Seminar „Erfolgreiche Zusammenarbeit und Kommunikation“ statt.

Weitere Infos unter: Erfolgreiche Zusammenarbeit und Kommunikation


Am 22.01.2015 findet in München und am 29.01.2015 in Hamburg das Seminar „Soft Skill Training“ statt.

Weitere Infos unter: Soft Skill Training – souverän auch in schwierigen Situationen

Am 13. + 14.02.2015 startet wieder die ZS Berater-Ausbildung - zunächst mit dem 1. Modul "Moderation".

Am 20. + 21.02.2015 finden der 3. und 4. Tag des Moduls „Moderaton“ der ZS Berater-Ausbildung statt.

Weitere Infos unter: Beraterausbildung

Vom 29. - 31.05.2015 findet in Hamburg das Seminar „Im Flow statt im Stress“ statt.

Weitere Infos unter: Im Flow statt im Stress

Weitere Infos und mehr über unsere Seminarangebote finden Sie unter http://www.zsconsult.de/index.php/offene-seminare.html oder schreiben Sie uns an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!